مقدمه: ارتباط یکی از مهم‌ترین دستاوردهای انسان محسوب میشود که در زندگی روزمره‌ی انسانی نقش بسیار ارزنده و مهم دارد و معیارها و ارزش‌های انسانی شکل گرفته به واسطه انسان‌ها هم پیامد برقراری ارتباطات هدفمند و سالم در میان آنها پنداشته میشود. که در دنیای امروزی، ارتباط یکی از نیازمندی‌های مهم وحیاتی برای هرانسان بوده و بخشی از زندگی انسانی شمرده میشود. امروزه با پیچیده و پیشرفته شدن نظام اجتماعی ضرورت و نیازاجتماع به نسبت به هرچیز به روابط عمومی فزونی می یابد که در مقاله هذا تشریح شده است. توجه ویژه به روابط عمومی به عنوان نهادی که می تواند به صورت نظام مند، برنامه ریزی شده و سنجیده درجهت ایجاد، حفظ و گسترش تعامل و تفاهم مدیران با کارکنان اقدام کند، که حایزآهمیت است واین مسئله نقش روابط عمومی را چشم گیرتر و وسیع تر می سازد.
مفهوم روابط عمومی
اصطلاح روابط عمومی، ترجمه واژه انگلیسی(Public Relations) برای بارنخست درامریکا در اتحادیه راه آهن به کار برده شد. راوابط عمومی را در زبان عربی(العلاقات العامه) ترجمه کرده اند(حبیبی، ۱۳۸۶). دانشمندان و متخصصان علوم اجتماعی در باره دانش نوپای روابط عمومی پژوهش‌های انجام داده اند و آثار پدید اورده اند. روابط عمومی فلسفه اجتماعی مدیریت است. مدیریت مسؤلیت شناس این فلسفه را باکمال صراحت در مقررات و خط مشی خود بیان می کنند و همه اقدامات و اعمال سازمان را که ناشی از فلسفه اجتماعی مدیریت بوده به اطلاع مردم مورد اعتماد خود می رسانند تا حسن نیت و تفاهم مردم را جلب کنند. یا روابط عمومی آن دسته از اعمال مدیریت است که مدیر به دستیاری آن برخورد ورفتار عامه را می سنجد و درنتیجه خط مشی‌ها و طرز رفتار فرد را به صورتی که متضمن منافع عامه، فرد یا موسسه مزبور باشد، تعین و برنامه‌های عمل و فعالیت ارتباطی خود را به منظورحصول حسن تفاهم و قبول جامعه طرح می کند(مارستن، ۱۳۸۶).
تعریف روابط عمومی
روابط عمومی و یا روابط عامه از دوبخش(روابط) یعنی ارتباط و کلمه(عامه) یا عمومی تشکیل شده و تعداد زیاد مردم را معنا میدهد. و در اصطلاح عبارت از سروکارداشتن گروه‌ها، سازمان‌ها، حکومت‌ها، و دولت‌ها با یکدیگر به خاطر پیشبرد، اهداف مختلف اجتماعی، اقتصادی و سیاسی میباشد. ارتباط یعنی ربط دادن، بستن، پیوستگی و پیوند چیزی به چیزی دیگری که مفاهیم مختلف را از قبیل انتقال و انتشار اندیشه ها و اگاهی، اشتراک فکری و همکاری عمومی را در برمی گیرد(اسدیار، ۱۳۹۹).
روابط عمومی به مثابه پلی میان یک اداره ومخاطبان است. یا روابط عمومی عبارت از انتقال، تجزیه و تحلیل اطلاعات و نظریات مدیریت یک اداره به مخاطبان آن، به منظور ایجاد همسوی و هماهنگی در علایق و منافع صورت می گیرد. روابط عمومی مجموعه از اقدامات و کوشش های حساب شده ای است که هر اداره برای برقراری ارتباطات مؤثر و هدفمند با گروه های که با آن در ارتباط اند، انجام می دهد. روابط عمومی روبروشدن یک اداره با مخاطبان اش را از طریق پرداختن به موضوعات، مطالب و اخباریست که به منافع مشترک آنها مربوط است. یک تعریف تایید شده درمجمع جهانی روابط عمومی درشهر مکزیکوسیتی درسال۱۹۷۸ که ازسوی ۳۴ سازمان روابط عمومی ملی نیز تایید وحمایت قرار گرفت عبارت است از: روابط عمومی، هنر و علم اجتماعی تجزیه و تحلیل روندها، پیش بینی عواقب روندها، مشورت، مشورت دادن به رهبران سازمان و اجرای برنامه های عملی طراحی شده ای است که هم به درد سازمان می خورند و هم در راستای منافع عموم قرار دارند(ویلکاکس، ۱۳۸۶). کلمه ارتباط در علوم ارتباطات اجتماعی، در زمینه انتقال و انتشار اطلاعات و اندیشه‌ها و ایجاد همبستگی‌های اجتماعی و اشتراک فکر به کار می رود.
ضرورت و نیاز اجتماع به روابط عمومی
امروزه از دانش و هنر روابط عمومی به عنوان یک نهاد شبه مدنی در جهت تسهیل ارتباطات دوطرفه بین دولت و آحاد مردم یاد میشود و با پیچیده تر شدن نظام اجتماعی برضرورت، گسترش و توسعه این علم و حرفه جدید بیش از پیش اتفاق نظر حاصل میشود تا انجا کمتر نهادی یا سازمانی خودرا بی نیاز از تشکیلات روابط عمومی می بیند. بدون تردید در یک جامعه ساده و نهادینه نشده نقش‌ها مشخص است، به عبارت دیگر صنایع ونهادهای صنعتی متعارف برای حل و فصل مسایل افراد و جامعه کافی به نظر می رسند و شاید به نهادهای واسطه و میانجی چندان نیازی نباشد، زیرا افراد به طورمستقیم می توانند برای حل و فصل مسایل خود به مراجع اصلی و پاسخگو مراجعه کنند. اما دریک جامعه پیچیده و پیشرفته نیازها و مطالبات بیشتری ایجاد می شود و ضرورت نظم و قانون درآن افزایش یافته، نوعی تقسیم کار به ویژه در بعد اجتماعی شکل می گیرد. دراین جوامع پدیده به نام دولت جدید وسازمان اداری جدید معنا پیدا می کند. هر فردی بدون شک برای ارتباط خود با جامعه و جامعه برای ارتباط خود با دولت نیازمند این واسطه ها است. این جمله این واسطه ها می توان از نهادی‌های روابط عمومی نام برد. یعنی روابط عمومی وظایفی است که فرد درگذشته خود آن را انجام می داد(افشار، ۱۳۸۷).
در ضمن درجامعه انسان‌ها به هم نزدیک و افکار و اعمال انسان‌ها و جمعیت‌ها از دید و نظر یکدیگر پنهان نیست و تبادل افکار، اطلاعات، دانش‌ها، هنرها و تبلیغات درحجم و سرعت گیچ کننده ای درجریان است. از طرفی ماشینی شدن زندگی، افزایش جمعیت، تقسیم کار و مشاغل، تخصصی شدن فعالیت‌ها، تنوع امکانات بهره وری، برتری جوی‌ها، ترویج شیوه های رقابتی و مقایسه ای، رفاه طلبی‌ها، خستگی‌ها، کم حوصلگی، بی اعتمادی‌ها وتنوع طلبی‌ها باعث شده است تا جمعیت انسانی در حالی که از لحاظ فزیکی و زیستی به یکدیگر نزدیک تر شده اند از نظر عاطفی، اخلاقی و ذهنی دور ازهم، منزوی، خود خواه و نا همگون و پراکنده شوند و بیشتر مردم سردرگریبان خویش و در پی منافع رهرو راه خود شان هستند. اینجاست که اهمیت نقش روابط عمومی نمایان می گردد. روابط عمومی می توانند پل ارتباط بین افراد جامعه و سازمان ها باشند، البته پل های که اگرمستحکم نباشند به یقین از بهره ذهنی لازم وکارآیی برخوردار نخواهند بود. روابط عمومی با مجموعه ای از ابزار و مصالح بی جان، سخت، سفت و ساده موجود در طبیعت سروکارندارد، بلکه حوزه و حیطه عمل آن احساسات و عاطفه‌ها و دریک کلام افکارعمومی است واین خود اوج اهمیت جایگاه و مراتب روابط عمومی را می رساند که به عنوان فن و هنر برقراری ارتباط به منظور تاثیرگذاری بر جامعه و دریافت تصویر واقعی از افکارعمومی به منظورلحاظ کردن انی نگرش و تصورات در اداره بهتر سازمان تلقی می گردد. هر سازمان و اداره که به دنبال موفقیت خویش و رضایت مراجعین خود باشد، بی نیاز روابط عمومی نیست. بی شک حاصل یک روابط عمومی موفق برای فرد و یا سازمان‌ها شهرت، رضایتمندی و اعتبار را درپی خواهد داشت که در جوامع و سازمان‌های برخوردار از روابط عمومی قوی ومؤثربا اشکار شدن نقاط قوت و ضعف سازمان، پویایی، کارآمدی وتوسعه پایدارشکل خواهد گرفت(سازمان تبلیغات اسلامی،۱۳۸۷).
به طورکلی روابط عمومی سازمان وظایف خود را در ابعاد اطلاع رسانی، تبلیغ، وترغیب، مشارکت جویی، همگرایی و بهینه سازی امور به مرحله ظهور می رسانند که این وظایف بر پایه ارتباطاتی مانند ارتباطات داخلی، ارتباطات خارجی، روابط اجتماعی، روابط رسانه ای و… بنا شده است. هم چنان ارتباطات، محور اصلی وظایف روابط عمومی محسوب شده و دارای اهمیت ویژه ای می باشد که باید درسازمان‌ها تمرکز خاصی روی این مقوله شود. اگر ارتباط با مخاطبان به درستی تحقق نپذیرد، دیگر وظایف روابط عمومی عملآ معنایی نخواهد داشت(یعقوبی، ۱۳۸۶).
وظایف روابط عمومی به عنوان بخشی از مدیریت سازمان عبارت اند از…
1) طرح ریزی و اجرای برنامه‌های سازمان به منظور تاثیرگذاری و یا تغیرسیاست عمومی.
2) پیش بینی، تحلیل و تفسیرافکارعمومی، گرایش‌های ذهنی و مسایلی که ممکن است به نحوه مطلوب یا نا مطلوب برعملیات و طرح‌های سازمانی تاثیربگذارد.
3) مشورت‌های اداری در زمینه تصمیم گیری‌ها، مراحل اجرای آنها وارتباطات در کلیه سطوح سازمان به نحوی که عواقب عمومی این تصمیم گیری‌ها و مسؤلیت شهروندی اجتماعی سازمان درنظرگرفته شود.
4) تعیین هدف‌ها، برنامه ریزی، بودجه بندی، استخدام و آموزش کارمندان، تهیه سایر تجهیزات و به طور خلاصه اداره منابع مورد نیاز اجرای تمامی برنامه‌ها.
نقش روابط عمومی
برهمه‌گان هویدا است که کارکردن برای کارکنان دریک نهاد یا سازمان، بدون همراهی و همگامی کارکنان به بار نخواهد نشست، همراه کردن کارکنان، جلب مشارکت و اعتماد آنان برای پیشرفت های مادی ومعنوی سازمان ازجمله وظایف و کارکردهای اساسی روابط عمومی است. تقویت روابط عمومی‌ها جهت تقویت روابط عاطفی مدیران و کارکنان جایگاه روابط عمومی در اطلاع رسانی دولت و فرهنگ سازی در سازمان‌ها ازدیگرکارکردهای این نهاد است. توجه ویژه به روابط عمومی، به عنوان نهادی که می تواند به صورت نظام مند، برنامه ریزی شده و سنجیده در جهت ایجاد، حفظ و گسترش تعامل و تفاهم مدیران با کارکنان اقدام کند، بسیارحایزاهمیت است. روابط عمومی مدون و برنامه ریزی شده یکی از ابزارهای قوی مدیریت افکار است و به عنوان اصلی ترین حلقه ارتباط بین مدیران و کارکنان، مسؤلیت، خطیری در فرایند دسترسی مدیران و افکار جمعی کارکنان دارند. و روابط عمومی به عنوان یک(فن) و(هنر) نقش بسزای در برقراری و تسهیل ارتباط دوسویه بین مدیران سازمان و کارکنان دارد طوریکه امروزه کمتر سازمانی را می توان یافت که خود را بی نیازاز روابط عمومی بداند و در عین حال موفقیت‌های چشمگیری را در زمینه‌های مورد نظر و تحقق اهداف از پیش تعین شده به دست اورده باشد. اگر مدیران می خواهند هنر مردم داری را تحقق بخشند، لازمه آن به کارگیری مدیران روابط عمومی کاردان، متخصص، با اخلاق و هنرمند در برقراری ارتباط با مخاطبان است(محبی،۱۳۸۴).
مزایای روابط عمومی
روابط عمومی نقش سازنده با مخاطبان سازمان دارد و به علت ارتباط گسترده افهام وتفهیم بیشتر بین مدیران سازمان و مخاطبان تامین می گردد. هم چنان مسئولان سازمان می توانند از نظریات و پیشنهادات مخاطبان بدون اتلاف وقت اگاهی یابند. سرعت اطلاع رسانی، تجزیه تحلیل و ارزیابی اطلاعات یکی از مهم‌ترین مزایای روابط عمومی الکترونیک است که خود را به روابط عمومی سنتی تحمیل مینماید. یکی دیگر از مزایای روابط عمومی عبارت از کاهش هزینه درانتقال اطلاعات، مصرف کاغذ کارگران فابریکه‌ها و ده‌ها مورد مصرفی دیگر است.
نتیجه
از لابلای تحریر خود به این نتیجه رسیدیم که انسان از همان مبدا خلقت، اجتماعی خلق شده و نیاز شدید دراجتماع به روابط اجتماعی دارد، با آنکه برای نخستین بار آدم(انسان) بعد از خلقت با خالق خود الله متعال ارتباطات برقرار نمود و از بدوه پیدایش و زمینی شدن انسان، ارتباطات بخشی از زندگی وی بوده است. روابط عمومی به یک فرد و یا سازمان کمک می کند که رابطه سازنده ومثبت با عموم جامعه داشته باشد این کار ازطریق ارتباطات، رسانه‌های سنتی، شبکه های اجتماعی و برخورد های حضوری میسراست. روابط عمومی به مثابه پلی میان یک اداره و مخاطبات است. تماس و نزدیکی انسان‌ها باعث رشد ارتباطات انسانی شده و ارتباطات نیز زمینه‌ی رشد و ترقی جوامع انسانی و برقراری، تحکیم و تداوم رابطه‌های شخصی، اجتماعی، فرهنگی وسیاسی در میان آنها را مهیا کرده است. در دنیای امروزی ارتباطات یکی از فکتورهای مهم زنده گی انسانی شمرده می شود و برای انسان‌ها مشکل است تا بدون برقراری تماس با دیگران زندگی ارزشمند و مؤفق داشته باشند، و داشتن ارتباط درجوامع انسانی یک نیازهمه‌گانی است. ازین رو انسان‌ها باید به ارتباطات به مثابه‌ی یک عنصرارزشمند و یکی از نیازهای مهم زندگی فردی، اجتماعی و کاری خویش ارزش قایل شوند.
پیشنهادات
برای مؤفقیت روابط عمومی در اجتماع می توان پیشنهاد زیل را اریه کرد!
1 – اعطای اقتدار و جایگاه شایسته به روابط عمومی.
2 – گسترش مشارکت های مردمی.
3 – گسترش تماس و ارتباط هدفمند با مخاطبان، مدیران و کارکنان.
4 – گسترش اصل گفت وشنود در درون و بیرون سازمان و برقراری ارتباط دوطرفه با مخاطبان.
5 – قرار گرفتن روابط عمومی در جایگاه سازمانی و سازمانی مناسب.
منابع
۱ – اسدیار، امان الله، روابط عامه. لکچر نوت درسی.( ۱۳۹۹هـ ش). کابل .
۲ – ناتری، بابک شمس و توستانی، حامد باقری، نویسنده‌گان. اصول ارتباطات و تبلیغات .
۳ – سروری، عبدالقهار، ارتباطات انسانی.(۱۳۹۸). ناشر: انتشارات خراسان .
۴ – کاظم پور، زهر، اشرف ریزی، حسن، السادات عبداللهی، عظیمه. مقدمه ای بر روابط عمومی .
۵ – محبی، محمد. نقش روابط عمومی.(۱۳۸۴). روزنامه همشهری، سال سیزدهم، ۲۳مهرماه. شماره ۳۸۲۵ .
۶ – یعقوبی، سعید. مبانی روابط عمومی الکترونیک. ویرایش زهرا بابا زادگان. تهران: کارگذار روابط عمومی .
۷ – ویلکاکس، دنیس ال و دیگران. روابط عمومی: و نقش فرآیند و استرتیژی.( ج اول). ترجمه، محمد اعرابی و داوود ایزدی. تهران: دفتر پژوهش های فرهنگی .
۸ – مارستن، جان. روابط عمومی و نقش آن در مدیریت سازمان‌ها.(۱۳۸۶) .
پوهیالی مسجدی – رسولی
